Legen Sie Ihr Office in verantwortungsvolle, diskrete und strukturierte Hände!

Sie können sich eine gute Sekretärin einstellen oder beauftragen die Strukturschmiede. Ihr Vorteil mit uns: Sie bleiben flexibel, sparen an Lohnnebenkosten, haben stets zwei feste Ansprechpartner und profitieren von einem professionellen Rund-um-Service.

Wir schaffen Ordnung und sorgen für eine klare Struktur. Unsere Mission ist es, Sie zu entlasten und vor dem großen Büro-Chaos zu bewahren: ungeöffnete Briefe, vergessene Rechnungen, überschrittene Fristen, unübersichtliche Ordner, überfüllte Schreibtische oder verschwitzte Termine.

Legen Sie Ihr Office in verantwortungsvolle, diskrete und strukturierte Hände!

Administration

Vom Bleistift bis zur Terminverwaltung. Wenn Ihnen die Ressourcen fehlen und Sie das Gefühl haben, der Papierkram wächst Ihnen über den Kopf, dann nehmen wir Ihnen gerne alle administrativen Aufgaben ab. So können Sie sich wieder ganz Ihrem Geschäft widmen.

Abrechnung

Klar, Sie können Ihre Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine aus einer Systemsoftware heraus selbst erstellen oder ganz klassisch in Word schreiben. Sie haben aber auch die Möglichkeit diese Aufgaben abzugeben, zum Beispiel an uns und dadurch mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Organisation

Egal ob Meeting, Seminare oder andere Veranstaltungen, wir übernehmen für Sie die gesamte Organisation: von der Gästeliste bis hin zur schicken Unternehmens-Präsentation. Sprechen Sie uns an!

Administration
  • Büroorganisation 360°
  • Aufbau strukturiertes Ablagesystem
  • Telefonservice
  • Postein- und ausgang
  • Terminverwaltung
  • Erstellen von: Korrespondenz, Serienbriefen, Mailings
  • Internet-Recherche
  • Einkauf Büromaterial
  • Bedarfsermittlung von Büro- und Geschäftsbedarf inkl. Umsetzung des Bestellwesens für alle Standorte der Kunden

Abrechnung
  • Erstellen von Angeboten
  • Ausstellen von Lieferscheinen
  • Rechnungslegung
  • Betriebskostenabrechnungen
Organistation

Planung und Organisation von:

  • Meetings, Seminaren, Vorstandssitzungen, Betriebsfeiern, Messeteilnahmen, Dienstreisen
  • Organisation von Give-aways und Werbemitteln
  • Erstellung von Unternehmenspräsentationen

Profitieren Sie von unserem spezifischen Wissen, gebündelt mit funktionaler Exzellenz.

Viele unserer Kunden splitten das tägliche oder monatliche Accounting vom Jahresabschluss ab und übertragen diese Leistungen an uns. Wir bereiten in diesem Zusammenhang alles für Ihren Steuerberater entsprechend vor.

Unsere Agentur arbeitet gern als kompetenter Kooperationspartner direkt Hand in Hand mit renommierten Steuerkanzleien zusammen. Auch Steuerberater sourcen Dienstleistungen wie die Erstellung der Lohn- und Finanzbuchhaltung immer häufiger, unter anderem aus Personalmangel, aus. Dann kommen wir ins Spiel – wir schaffen die Grundlage für die Umsetzung ihrer Leistungen z.B. den Jahresabschluss und die Beratung ihrer Mandanten.

Lohnbuchhaltung

Ganz gleich, ob Sie in Ihrem Unternehmen einen Mitarbeiter, 50 oder 500 angestellt haben. Wir kümmern uns um Ihre Löhne – korrekt, fristgerecht und zu fairen Konditionen. Geben Sie Ihre Lohnabrechnung in versierte und zuverlässige Hände.

Finanzbuchhaltung

Fehler in der Finanzbuchhaltung können sehr teuer werden. Umgekehrt verhilft die korrekte Buchhaltung dazu Gelder zu sparen. Die häufigsten Fauxpas schleichen sich beim Jahreswechsel oder durch Nichteinhalten von Meldefristen (Finanzamt, Krankenkassen etc.) ein. Wir sorgen dafür, dass Ihre Zahlen stimmen und die Fristen eingehalten werden.

Wirtschafts- und Verwahrgelder 

Ist ein Mensch pflegebedürftig oder nicht mehr geschäftsfähig, werden dessen Gelder von einem Berufsbetreuer oder Familienmitglied verwaltet. Eine hoch sensible und verantwortungsvolle Aufgabe.

Die Strukturschmiede unterstützt sowohl die Klienten als auch deren Betreuer bei der korrekten Buchung und Überwachung ihrer Wirtschafts- und Verwahrgelder.

Lohnbuchhaltung
  • Jetzt neu: Baulohnabrechnung
  • Fristgerechte Meldung und Sendung der Beitragsnachweise für Krankenkassen
  • Unterstützung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
  • Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV
  • Schriftverkehr mit Ämtern und Behörden wie z.B. Berufsgenossenschaften, Krankenkassen
  • Erstellen von Bescheinigungen in Personalfragen
  • Lohnjournal
Finanzbuchhaltung
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Online-Banking-Verwaltung
  • Durchführung von Zahlungsverkehr bei entsprechenden Vollmachten
  • Finanzbuchhaltung erfolgt mit DATEV
  • Buchen von Banken
  • Buchen von Kassen
  • Debitorenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Erstellung einer monatlichen BWA
  • Erstellung einer monatlichen Summen- und Saldenliste
  • OPOS-Listen (Offene-Posten-Listen) für Debitoren und Kreditoren
  • bei Bedarf buchen nach Kostenstellen mit Auswertung
Wirtschafts- und Verwahrgelder
  • Buchen und Überwachen der Eingangszahlungen auf den, in der Finanzbuchhaltung geführten Konten der Klienten
  • Buchen der einzelnen Ausgaben für den jeweiligen Klienten auf dessen Konto in der FIBU
  • Reporting an den Betreuer des einzelnen Klienten, z.B. zur Vorlage bei Gericht
  • Durchführung von Lastschrifteinzügen

Im großen Chaos bewahren wir für Sie den Überblick, führen, koordinieren und organisieren.

Management

Auf Wunsch übernehmen wir für unsere Kunden das komplette Management von Projekten, Verträgen und Forderungen. Hier blicken wir auf umfangreiche Referenzen und Erfahrungen aus der Pflegedienst- und Baubranche zurück. Wir erarbeiten für Sie das passende Package!

Vertragsmanagement
  • Vertragsmanagement Pflegebranche: Korrespondenz mit Klienten, Betreuern und Vermietern – Erstellung von Mietverträgen, Wirtschaftsgeldvereinbarungen, Betriebskostenabrechnungen
Forderungsmanagement
  • monatliche Auswertung offener Posten
  • Reporting an GF
  • Durchführung des Mahnwesens
  • Weiterleitung an Rechtsanwalt mit Übernahme der Korrespondenz zum Rechtsanwalt
Projektmanagement
  • Objektbetreuung: Koordination von Mängelbeseitigungen im Objekt, Organisation und Koordination notwendiger Gewerke, Korrespondenz mit Hausverwaltungen und zuständigen Personen vor Ort
  • Projektplanung: Objektrecherche, Durchführung von Kalkulationen, Mitwirken bei Projektentwicklung bzw. -planung, Koordination aller beteiligten Gewerke, Objektbegehung mit Überwachung des Baufortschrittes bis hin zur Abnahme des Objektes und Eröffnung dessen
  • Fuhrparkservice: Überwachen der Versicherungen, Unfallabwicklung, Korrespondenz mit Autohäusern, Werkstätten, Leasingbanken und Gutachtern; Kostenüberwachung jedes Fahrzeuges – Reporting an GF

Mit uns starten Sie durch! Als Gründer oder gestandener Unternehmer.

Specials

Um das Leistungsangebot rund um die Themen Office, Accounting und Management professionell und lückenlos anbieten zu können, arbeiten wir in einem engen Netzwerk mit effektiven Geschäftspartnern.

Dazu gehören Steuerberater, Anwälte, Notare und Marketingspezialisten. Von diesem in Berlin und Brandenburg bislang einzigartigen Netzwerkverbund profitieren unsere Kunden auf ganzer Linie.

Start-up Package

Jetzt NEU: Service-Package für Start-Up-Unternehmen ab 39,90 € netto pro Monat Zusätzlich buchbar:

  • Unterstützung beim Aufbau eines effektiven Ablagesystems in Ihrem Unternehmen
  • Erstellung diverser Arbeitshilfen und Vorlagen, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen effektiver und übersichtlicher zu gestalten
  • Planung und Umsetzung kleiner Events, Seminare und Versammlungen (Seminarraum für ca. 15 Personen mit entsprechender Technik/Ausstattung z. B. Smartboard, Whiteboard, Flipshart – wenn gewünscht mit Catering)
Coaching
  • Qualitätsmanagement
  • Vorbereitungen und Begleitung von Zertifizierungen ISO 9001-2015/ ISO 17024 und DIN 77200-2017
  • Sicherheitsberatungen
  • Führungskräftecoachings
  • Deeskalationstrainings
  • Brandschutzschulung
  • Erste Hilfe-Schulung
  • Training für die Sicherheitswirtschaft
  • Fahrsicherheitstraining
  • Teamtrainings
  • Erlebnisseminare
Marketing
  • Markenentwicklung
  • Corporate Design und Branding
  • Professionelle Unternehmenspräsentationen
  • Webpräsenzen
  • Onlinemarketing
  • Entwicklung von Printmedien
  • Imagebroschüren und Kundenmagazine
Diese Leistungen bieten wir in Zusammenarbeit mit der Agentur Mr. GRIPS an.